Don d'archives à la SHD
Qu’est-ce qu’un don d’archives?
Faire un don de ses archives, c’est confier ses documents à un organisme comme la Société d’histoire de Drummond, qualifié et agréé par Bibliothèques et Archives nationales du Québec (BAnQ) qui en assurera la pérennité et le partage. Ce peut être des photos, des documents, des objets importants.
La conservation des archives est essentielle pour la préservation de la mémoire et de l’identité d’une personne, d’une famille, d’une organisation ou d’une communauté.
Les archives permettent de comprendre le passé, de documenter des événements importants mais aussi le quotidien d’une communauté. Les archives retracent et nous apprend l’évolution de notre société.
Un don:
Offrir vos documents de votre vivant à la Société d’histoire de Drummond permet à notre organisme de vous accompagner dans le tri de vos souvenirs ou encore d’éviter le pire : que vos archives soient jetées. Selon la valeur marchande de votre fonds, vous pourrez aussi profiter d’un reçu de charité pour l’année de la donation.
Un legs:
Si vous n’êtes pas prêt à remettre vos documents à la Société d’histoire de Drummond avant votre décès, mais que vous souhaitez toutefois que cette mémoire puisse servir à la communauté, mentionnez ce souhait dans votre testament. Cette requête guidera ainsi vos successeurs vers notre centre d’archives et allégera leur peine en les rassurant : votre histoire ne tombera pas dans l’oubli.
Vous avez sûrement des archives sans même le savoir.
Sans le savoir, vous produisez quotidiennement de nombreux documents qui pourront éventuellement constituer des archives définitives.
Rappelez-vous que les principales qualités des archives sont:
- l’authenticité
- la fiabilité
- et l’exactitude
Pour aider votre réflexion, voici quelques exemples ci-dessous de documents qui méritent d’être sauvegardés…
Pièces d'identité
- Cartes professionnelles;
- Certificats de baptême, de mariage et de sépulture;
- Passeports, visas, carte de touriste;
Éducation
- Bulletins;
- Diplômes d’études (attestation, certificats);
- Notes de cours et travaux scolaires;
Documents intimes
- Agendas;
- Correspondance;
- Journal intime;
Culture et loisir
- Billets et programmes de spectacles et d’événements sportifs;
- Cartes d’adhésion à des associations, confréries, sociétés;
- Dessins, esquisses et peintures;
Économie
- Déclaration d’impôts;
- Factures, garanties, reçus;
- Livres de comptes;
Travail
- Lettres de nomination ou d’affectation;
- Papiers d’affaires;
- Préparation de cours, conférences, discours;
Papiers officiels
- Actes notariés;
- Certificats de localisation, d’arpentage;
- Plans et devis;
Souvenirs
- Certificats divers et cartes de souhaits (événements, prix, honneurs);
- Documents sur la généalogie de la famille;
- Photographies, diapositives, enregistrements sonores, documents audiovisuels;
Oui. Vous êtes une donatrice, un donateur potentiel.
Toute personne, toute entreprise ou tout organisme qui possède des documents d’archives peut les offrir à la Société d’histoire de Drummond. Que vous possédiez une petite enveloppe ou un volume important de boîtes, ne sous-estimez pas la valeur de vos documents. Sachez qu’un simple journal intime peut constituer un fonds d’archives à lui seul! Vous n’êtes pas sûrs si ce que vous avez peut être intéressant? Appelez-nous!
Quels sont les avantages d’un don d’archives?
- Conserver vos souvenirs dans des conditions de préservation optimales;
- Faire connaître votre histoire;
- Honorer la mémoire d’un proche;
- Regrouper dans un même lieu l’ensemble de vos documents, facilitant ainsi leur accès à votre famille et aux chercheurs;
- Faciliter et encourager la recherche;
- Libérer de l’espace à la maison.
Étapes à suivre
- Rassembler vos documents d’archives en vue d’une donation.
- Prendre rendez-vous avec un de nos archivistes pour l’évaluation potentielle de vos documents.
- Permettez à notre archiviste de faire un inventaire sommaire de vos documents.
- Signez une convention de donation rédigée par un de nos archivistes.
- Nos archivistes classent et décrivent vos documents pour finalement les rendre disponibles aux chercheurs, dans le respect des conditions que vous aurez négociées.
