Pourquoi faire un don d’archives ?
Qu’est-ce qu’un don d’archives?
Un don d’archives est l’action de confier des documents à un organisme qualifié et agréé par Bibliothèques et Archives nationales du Québec qui en assurera la pérennité et le partage.
Un don:
Offrir vos documents de votre vivant à la Société d’histoire de Drummond permet à notre organisme de vous accompagner dans le tri de vos souvenirs ou encore d’éviter le pire : que vos archives soient jetées. Selon la valeur marchande de votre fonds, vous pourrez aussi profiter d’un reçu de charité pour l’année de la donation.
Un legs:
Si vous n’êtes pas prêt à remettre vos documents à la Société d’histoire de Drummond avant votre décès, mais que vous souhaitez toutefois que cette mémoire puisse servir à la communauté, mentionnez ce souhait dans votre testament. Cette requête guidera ainsi vos successeurs vers notre centre d’archives et allégera leur peine en les rassurant : votre histoire ne tombera pas dans l’oubli.
Quelles sont vos archives?
Sans le savoir, vous produisez quotidiennement de nombreux documents qui pourront éventuellement constituer des archives définitives. Rappelez-vous que les principales qualités des archives sont l’authenticité, la fiabilité et l’exactitude. Pour aider votre réflexion, voici quelques exemples de documents qui méritent d’être sauvegardés.
PIÈCES D’IDENTITÉ
- Cartes professionnelles;
- Certificats de baptême, de mariage et de sépulture;
- Passeports, visas, carte de touriste;
ÉCONOMIE
- Déclaration d’impôts;
- Factures, garanties, reçus;
- Livres de comptes;
ÉDUCATION
- Bulletins;
- Diplômes d’études (attestation, certificats);
- Notes de cours et travaux scolaires;
TRAVAIL
- Lettres de nomination ou d’affectation;
- Papiers d’affaires;
- Préparation de cours, conférences, discours;
DOCUMENTS INTIMES
- Agendas;
- Correspondance;
- Journal intime;
PAPIERS OFFICIELS
- Actes notariés;
- Certificats de localisation, d’arpentage;
- Plans et devis;
CULTURE ET LOISIR
- Billets et programmes de spectacles et d’événements sportifs;
- Cartes d’adhésion à des associations, confréries, sociétés;
- Dessins, esquisses et peintures;
SOUVENIRS
- Certificats divers et cartes de souhaits (événements, prix, honneurs);
- Documents sur la généalogie de la famille;
- Photographies, diapositives, enregistrements sonores, documents audiovisuels;
Qui sont les donateurs potentiels?
Toute personne ou tout organisme qui possède des documents d’archives peut les offrir à la Société d’histoire de Drummond. Que vous possédiez une petite enveloppe ou un volume important de boîtes, ne sous-estimez pas la valeur de vos documents. Sachez qu’un simple journal intime peut constituer un fonds d’archives à lui seul!
Quels sont les avantages d’un don d’archives?
- Conserver vos souvenirs dans des conditions de préservation optimales;
- Faire connaître votre histoire;
- Honorer la mémoire d’un proche;
- Regrouper dans un même lieu l’ensemble de vos documents, facilitant ainsi leur accès à votre famille et aux chercheurs;
- Faciliter et encourager la recherche;
- Libérer de l’espace à la maison.
Étapes à suivre:
- Rassembler vos documents d’archives en vue d’une donation.
- Prendre rendez-vous avec un de nos archivistes pour l’évaluation potentielle de vos documents.
- Permettez à notre archiviste de faire un inventaire sommaire de vos documents.
- Signez une convention de donation rédigée par un de nos archivistes.
- Nos archivistes classent et décrivent vos documents pour finalement les rendre disponibles aux chercheurs, dans le respect des conditions que vous aurez négociées.
